Factuur maken met ChatGPT, zonder fouten op je factuur

Met ChatGPT maak je snel een factuur. Je beschrijft wat je gedaan hebt, en je krijgt een tabel met regels, btw en totaal terug. Dat scheelt overtikken.

Bij een factuur moet je wel scherper zijn dan bij een offerte. Een factuur moet aan wettelijke eisen voldoen, het nummer moet in je reeks passen en je bewaart hem in je administratie. ChatGPT helpt met de tekst, maar bewaakt die regels niet voor je.

Een prompt om te kopiëren

Maak een factuur in het Nederlands. Gebruik alleen de posten en prijzen die ik noem.
Reken per regel: aantal × prijs. Laat de berekening zien.

Van: [bedrijfsnaam], [adres], KvK [nummer], btw-id [NL...B..], IBAN [nummer]
Aan: [naam klant], [adres klant]   (bij btw verlegd ook: btw-id klant)
Factuurnummer: [bijv. F2026-0012]   Factuurdatum: [datum]   Datum klus: [datum]
Betaaltermijn: [bijv. 14 dagen]

Werk:
- [omschrijving], [aantal + eenheid] à € [prijs] excl. btw

Btw-tarief: [21% / 9% / btw verlegd / kleineondernemersregeling]
Zet de regels in een tabel. Daaronder: bedrag excl. btw per tarief, btw-bedrag en totaal.

De verplichte gegevens op je factuur

Deze gegevens moeten op een factuur staan, volgens de Belastingdienst:

• Jouw naam en adres, en die van je klant.
• Je btw-identificatienummer en je KvK-nummer.
• De factuurdatum en een uniek factuurnummer.
• Wat je geleverd of gedaan hebt, en hoeveel.
• De datum van de klus.
• Het bedrag excl. btw, het btw-tarief en het btw-bedrag.

De volledige uitleg, met de uitzonderingen, staat in Wat moet er op een factuur?.

Vier fouten die ChatGPT vaak maakt

1. Rekenfouten. Meestal klopt het, soms niet. Vooral bij halve uren, kortingen en meerdere btw-tarieven. Reken het totaal altijd na.
2. Factuurnummers. ChatGPT weet niet welk nummer je vorige factuur had. Een dubbel nummer of een gat in je reeks moet je zelf voorkomen.
3. Het verkeerde btw-tarief. Werk je als onderaannemer in de bouw, dan geldt vaak de verleggingsregeling. Dan zet je "btw verlegd" en het btw-id van je klant op de factuur. Lees btw verlegd op je factuur.
4. Gegevens die wegvallen. In een nieuwe chat moet je je KvK-nummer, btw-id en IBAN opnieuw geven. Vergeet je er één, dan is je factuur niet compleet.

Liever geen prompts?

Met Bram stuur je alleen wat je gedaan hebt: "Factuur voor Bakkerij de Wit: 2,5 uur lekkage à 62 euro en 45 euro voorrijkosten". Je gegevens staan al klaar. Het totaal wordt met een vaste berekening uitgerekend en je factuur krijgt automatisch het volgende nummer. Mist er iets verplichts, dan vraagt Bram het eerst.

Je krijgt een PDF met een QR-code om te betalen, en de factuur komt in je boekhoudpakket als je dat koppelt. Lees meer over factuur maken met AI.

Of gebruik Bram ín ChatGPT

Werk je het liefst in ChatGPT? Factuur op Locatie werkt ook in ChatGPT zelf. Typ of spreek je klus in en kies Factuur op Locatie. ChatGPT gebruikt dan Bram: je gegevens staan al klaar, het totaal wordt met een vaste berekening uitgerekend en je factuur krijgt het volgende nummer in je reeks. Je krijgt dezelfde PDF met betaal-QR als in WhatsApp. Hoe je de koppeling maakt, staat op de hulppagina.