Offertes en facturen met AI
Offerte maken met ChatGPT, met een prompt om te kopiëren
Zo laat je ChatGPT een offerte maken. Met een prompt om te kopiëren, wat je altijd moet controleren en wat ChatGPT niet voor je bijhoudt.
ChatGPT kan prima een offerte voor je opstellen. Je beschrijft de klus, en ChatGPT maakt er een nette tekst met regels, totalen en voorwaarden van. Voor een eenmalige offerte is dat een goede hulp.
Gebruik je het vaker, dan merk je de grenzen. ChatGPT onthoudt je offertenummers niet betrouwbaar, rekent soms fout en je moet je bedrijfsgegevens steeds opnieuw geven. Hieronder lees je hoe je het goed doet.
Een prompt om te kopiëren
Kopieer deze tekst naar ChatGPT. Vervang wat tussen haakjes staat.
Maak een offerte in het Nederlands. Gebruik alleen de posten en prijzen die ik noem.
Verzin geen prijzen, aantallen, kortingen of levertijden. Mist er iets, zet het onder "Open vragen".
Mijn bedrijf: [bedrijfsnaam], [adres], KvK [nummer], btw-id [nummer]
Klant: [naam], [adres]
Offertenummer: [bijv. OF2026-0007] Datum: [datum] Geldig tot: [datum]
Werk:
- [omschrijving], [aantal + eenheid] à € [prijs] excl. btw
- [omschrijving], [aantal + eenheid] à € [prijs] excl. btw
Btw: [21% / 9% / btw verlegd]
Zet per regel aantal, prijs en bedrag in een tabel. Daaronder subtotaal, btw en totaal.
Voeg toe: wat niet in de prijs zit, hoe meerwerk wordt afgerekend, en hoe de klant akkoord geeft.
Controleer deze zes dingen voor je verstuurt
- Het totaal. Reken het na met je rekenmachine. Ook de btw.
- De aantallen en prijzen. Staat er niets bij dat jij niet hebt genoemd?
- Het btw-tarief. Meestal 21%. Bij schilder- of stucwerk in een woning ouder dan 2 jaar kan 9% gelden. Ben je onderaannemer in de bouw? Lees dan btw verlegd op je factuur.
- Het offertenummer. Past het in je reeks, en heb je het niet al eens gebruikt?
- De geldigheid en voorwaarden. Hoe lang geldt je prijs, en wat valt erbuiten?
- Je gegevens. Naam, adres en KvK-nummer kloppen en staan erop.
Wat er verder in een goede offerte hoort, lees je in Wat moet er in een offerte?.
Wat ChatGPT niet voor je bijhoudt
| Losse chat in ChatGPT | Factuur op Locatie | |
|---|---|---|
| Offertetekst uit je eigen woorden | Ja | Ja, ook ingesproken |
| Bedragen met vaste berekening | Nee, narekenen | Ja |
| Offertenummers in een vaste reeks | Zelf bijhouden | Automatisch |
| Je bedrijfsgegevens | Elke keer plakken | Eén keer instellen |
| Klanten van vorige keer | Niet betrouwbaar | Bewaard |
| Offerte omzetten naar factuur | Opnieuw vragen | Eén bericht |
| Factuur in je boekhouding | Zelf overtikken | Automatisch |
Liever geen prompts?
Dan stuur je Bram een gewoon bericht, zonder prompt. Bijvoorbeeld: "Offerte voor Fam. Bakker, Lindelaan 23 in Oss: 40 m² wanden sauzen à 9 euro". Bram kent je bedrijfsgegevens al, rekent het totaal met een vaste berekening uit en geeft de offerte het volgende nummer. Je kunt ook je offerte inspreken.
Of gebruik Bram ín ChatGPT
Werk je het liefst in ChatGPT? Factuur op Locatie werkt ook in ChatGPT zelf. Typ of spreek je klus in en kies Factuur op Locatie. ChatGPT gebruikt dan Bram: je gegevens staan al klaar, het totaal wordt met een vaste berekening uitgerekend en je offerte krijgt het volgende nummer in je reeks. Je krijgt dezelfde PDF als in WhatsApp. Hoe je de koppeling maakt, staat op de hulppagina.
Veelgestelde vragen
Is ChatGPT gratis te gebruiken voor offertes?
Je kunt ChatGPT zonder abonnement gebruiken om een offertetekst te laten schrijven. Welke functies je gratis krijgt, zoals een PDF laten maken, wisselt per abonnement en verandert regelmatig.
Mag ik klantgegevens in ChatGPT zetten?
Zet er alleen in wat nodig is voor de offerte. Check in de instellingen van ChatGPT of je gesprekken gebruikt mogen worden om modellen te trainen, en zet dat uit als je dat niet wilt.
Waarom klopt het totaal van ChatGPT soms niet?
ChatGPT voorspelt tekst, ook bij getallen. Meestal gaat het goed, maar niet altijd. Reken het totaal na, of gebruik een tool die de bedragen met een vaste berekening uitrekent.
Werkt Factuur op Locatie ook in ChatGPT?
Ja. Typ of spreek je klus in ChatGPT in en kies Factuur op Locatie. Je krijgt dezelfde offerte als in WhatsApp, met een vast nummer en een PDF. Hoe je koppelt staat op de hulppagina.
