Offertes en facturen met AI
Factuur maken met AI, en zeker weten dat hij klopt
Een factuur maken met AI kan in een minuut. Lees wat AI goed doet, waar het misgaat en waar je factuur aan moet voldoen. Met voorbeeld en een gratis proef.
AI is goed in één ding dat veel tijd kost: je rommelige aantekeningen omzetten in nette factuurregels. "2,5 uur lekkage, sifon, voorrijkosten" wordt een factuur met aantallen, prijzen, btw en een totaal.
Maar een factuur is meer dan een net lijstje. Hij moet aan regels voldoen, hij heeft een nummer nodig dat in je reeks past en het bedrag moet tot op de cent kloppen. Daar gaat het met AI het vaakst mis.
Wat AI goed doet bij een factuur
- Regels maken uit gewone taal. Ingesproken of getypt, met "à", "per uur" of "per stuk".
- De klant herkennen. Heb je eerder voor de klant gewerkt, dan hoef je het adres niet opnieuw te noemen.
- Btw en totalen uitrekenen. Per tarief, als er 9% en 21% door elkaar staan.
- Een nette PDF maken. Met je bedrijfsgegevens en een betaal-QR.
Waar het misgaat met AI-facturen
- Rekenfouten. Een taalmodel is geen rekenmachine. Laat bedragen altijd met een vaste berekening uitrekenen, niet door de chat zelf.
- Dubbele of ontbrekende factuurnummers. Je nummers moeten opeenvolgend zijn en elk nummer mag maar één keer voorkomen. Een chat die je volgende week opnieuw opent, weet niet welk nummer je laatst gebruikte.
- Ontbrekende gegevens. Je KvK-nummer, btw-id of het adres van de klant. Zonder die gegevens voldoet de factuur niet aan de eisen.
- Het verkeerde btw-tarief. 21% is de standaard. Maar stucwerk in een oudere woning, btw verlegd als onderaannemer, of de kleineondernemersregeling vragen elk iets anders.
Voorbeeld: een factuur van één zin
Een loodgieter stuurt na de klus dit bericht:
Factuur voor Bakkerij de Wit, Molenstraat 8 in Veghel: 2,5 uur lekkage verholpen à 62 euro, 1 sifon à 24,50 en 45 euro voorrijkosten.
| Omschrijving | Aantal | Prijs | Bedrag |
|---|---|---|---|
| Lekkage verholpen | 2,5 uur | € 62,00 | € 155,00 |
| Sifon | 1 | € 24,50 | € 24,50 |
| Voorrijkosten | 1 | € 45,00 | € 45,00 |
| Subtotaal | € 224,50 | ||
| Btw 21% | € 47,15 | ||
| Totaal | € 271,65 |
Het voorbeeld is bedacht. De factuur krijgt een factuurnummer, de datum en je betaaltermijn, en onderaan een QR-code waarmee de klant meteen betaalt.
Automatisch factureren vanaf de klus
Met Factuur op Locatie gaat het zo:
- Je stuurt Bram een bericht of spraakbericht, in WhatsApp of in je browser.
- Bram zet de factuur klaar en vraagt: klopt dit?
- Mist er iets verplichts, zoals je KvK-nummer of IBAN? Dan vraagt hij dat eerst. Het concept blijft bewaard.
- Je zegt ja. Je krijgt de PDF met een QR-code om te betalen.
- De factuur staat daarna ook in je boekhoudpakket, als je dat hebt gekoppeld.
Bram verstuurt niets zelf. Jij stuurt de PDF door of laat de klant de QR-code scannen terwijl je er nog bent.
Veelgestelde vragen
Is een factuur die met AI is gemaakt geldig?
Ja, als alle verplichte gegevens erop staan. Wie of wat de factuur opstelt maakt niet uit. Check de lijst in Wat moet er op een factuur?.
Kan AI ook mijn factuurnummers bijhouden?
Een losse AI-chat onthoudt dat niet betrouwbaar. Factuur op Locatie geeft elke definitieve factuur automatisch het volgende nummer in je reeks, zoals F2026-0001, F2026-0002.
Wat als ik een fout ontdek na het versturen?
Een definitieve factuur pas je niet meer aan. Je maakt een creditfactuur en daarna een nieuwe factuur. Bij Bram zeg je "crediteer F2026-0002" en bevestig je met ja.
Werkt het met mijn boekhoudpakket?
Je kunt onder andere Moneybird, Exact Online, e-Boekhouden.nl, SnelStart en Jortt koppelen. De factuur komt dan vanzelf in je administratie.
