Regels en btw
Wat moet er op een factuur? De checklist voor zzp'ers
Alle verplichte gegevens op een factuur volgens de Belastingdienst, als checklist. Plus wat er anders is bij btw verlegd, de KOR en een factuur onder € 100.
Een factuur is meer dan een rekening. De Belastingdienst stelt eisen aan wat erop staat. Mist er iets, dan kan je klant de btw soms niet aftrekken en klopt je eigen administratie niet. Hieronder staat alles wat erop moet, als checklist.
De checklist: dit moet op elke factuur
| Gegeven | Let op |
|---|---|
| Jouw volledige naam | Je echte naam of een handelsnaam die bij de KVK staat |
| Naam van je klant | Ook bij een particulier |
| Jouw adres | Je echte vestigingsadres, een postbus alleen is niet genoeg |
| Adres van je klant | |
| Je btw-identificatienummer | Begint met NL, bijv. NL001234567B01 |
| Je KvK-nummer | Als je bij de KVK staat ingeschreven |
| Factuurdatum | De dag dat je de factuur maakt |
| Factuurnummer | Opeenvolgend en uniek, zie hieronder |
| Wat je gedaan of geleverd hebt | Met de hoeveelheid of omvang |
| Datum van de klus | Of de datum van een vooruitbetaling |
| Bedrag excl. btw | Per btw-tarief apart, met prijs per eenheid waar dat kan |
| Btw-tarief | Bijv. 21% of 9% |
| Btw-bedrag |
Bron: de factuureisen van de Belastingdienst, zie de bronnen onderaan.
Factuurnummers: opeenvolgend en uniek
Je factuurnummers moeten opeenvolgend zijn. Je mag één of meer reeksen gebruiken, bijvoorbeeld per jaar: F2026-0001, F2026-0002. Elk nummer mag maar één keer voorkomen. Maak je een fout, gooi het nummer dan niet weg, maar maak een creditfactuur.
Uitzonderingen die je als vakman tegenkomt
Btw verlegd. Werk je als onderaannemer in de bouw? Dan reken je vaak geen btw. Op de factuur zet je dan "btw verlegd" en het btw-identificatienummer van je klant. Lees btw verlegd op je factuur.
Kleineondernemersregeling (KOR). Gebruik je de KOR, dan zet je geen btw op de factuur. Je vermeldt wel dat je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling.
Factuur van maximaal € 100. Is het totaal inclusief btw niet meer dan € 100, dan mag je een vereenvoudigde factuur sturen. Daarop staan minimaal de datum, je naam en adres, wat je geleverd hebt en het btw-bedrag. Bij btw verlegd mag dat niet.
9% btw. Voor stukadoren, schilderen en behangen van woningen ouder dan 2 jaar geldt 9%. Lees meer in offerte en factuur als stukadoor.
Wat niet verplicht is, maar wel slim
- Je IBAN en een betaaltermijn, zodat de klant weet waar en wanneer hij betaalt.
- Een QR-code om te betalen.
- Je telefoonnummer, voor vragen over de factuur.
Zo bewaakt Factuur op Locatie dit voor je
Bram maakt een factuur pas definitief als je bedrijfsnaam, KvK-nummer, adres en IBAN zijn ingevuld. Staat er btw op de factuur, dan moet ook je btw-nummer erop. Bij btw verlegd vraagt Bram het btw-nummer van je klant. Factuurnummers lopen automatisch door, en een fout herstel je met "crediteer F2026-0002".
Veelgestelde vragen
Moet mijn factuurnummer opeenvolgend zijn?
Ja. De Belastingdienst vraagt opeenvolgende nummers, in één of meer reeksen. Elk nummer mag maar één keer voorkomen. Bijvoorbeeld F2026-0001, F2026-0002, enzovoort.
Moet mijn KvK-nummer op de factuur?
Ja, als je bent ingeschreven bij de KVK. Als zzp'er ben je dat bijna altijd.
Ik gebruik de kleineondernemersregeling. Wat zet ik op mijn factuur?
Je zet geen btw op de factuur. Wel vermeld je dat je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling. Je bent ook niet verplicht om een factuur te sturen, maar het mag wel.
Hoe herstel ik een fout op een verstuurde factuur?
Maak een creditfactuur die de oude factuur ongedaan maakt, en daarna een nieuwe factuur met het juiste bedrag. Pas de oude factuur niet aan.
