Offertes en facturen met AI
Offerte maken met AI, zonder dat de AI je prijzen verzint
Zo maak je als vakman een offerte met AI. Vertel de klus, AI zet hem in een nette offerte. Met voorbeeld, wat je zelf moet controleren en een gratis proef.
Een offerte maken kost je vaak een avond. Niet omdat het moeilijk is, maar omdat je het netjes moet overtikken: klantgegevens, regels, aantallen, btw. Dat overtikken is precies wat AI goed kan. Jij vertelt wat de klus is, de AI maakt er een offerte van.
Waar AI níet goed in is: zelf prijzen of hoeveelheden bedenken. Een goede AI-offerte gebruikt daarom alleen wat jij zegt, en vraagt het als er iets mist.
Zo maak je een offerte met AI in vier stappen
- Vertel de klus. Noem de klant, het adres, het werk, de aantallen en je prijs. Bijvoorbeeld: "14 m² wandtegels zetten à 55 euro."
- Laat de AI de regels maken. Elke post krijgt een eigen regel met aantal, eenheid en prijs. Btw en totaal worden uitgerekend.
- Controleer het concept. Kloppen de aantallen, de prijzen en het btw-tarief? Klopt iets niet, zeg het gewoon: "nee, 12 m²".
- Maak de PDF en stuur hem door. Pas als jij akkoord geeft, wordt de offerte definitief en krijgt hij een offertenummer.
Voorbeeld: van één zin naar een offerte
Dit typt of zegt een tegelzetter in de bus:
Offerte voor Petra Jansen, Kerkstraat 4 in Uden: 14 m2 wandtegels zetten à 55 euro, 6 m2 vloertegels zetten à 60 euro en 5 zakken tegellijm à 18 euro. Geldig 30 dagen.
Dit is het concept dat eruit komt:
| Omschrijving | Aantal | Prijs | Bedrag |
|---|---|---|---|
| Wandtegels zetten | 14 m² | € 55,00 | € 770,00 |
| Vloertegels zetten | 6 m² | € 60,00 | € 360,00 |
| Tegellijm (zak) | 5 | € 18,00 | € 90,00 |
| Subtotaal | € 1.220,00 | ||
| Btw 21% | € 256,20 | ||
| Totaal | € 1.476,20 |
De offerte is 30 dagen geldig. Het voorbeeld is bedacht, de bedragen kloppen wel.
Wat de AI niet zelf mag invullen
- Prijzen. Noem je geen prijs, dan hoort de AI het te vragen. Een verzonnen bedrag op een offerte is een belofte die je niet wilde doen.
- Hoeveelheden. "De badkamer tegelen" is geen aantal. Meet eerst, of zet het als stelpost op de offerte.
- Het btw-tarief. Meestal 21%. Schilderen en stukadoren in een woning ouder dan 2 jaar kan onder 9% vallen, en als onderaannemer in de bouw heb je vaak te maken met btw verlegd.
- Afspraken over meerwerk en planning. Die zet je er zelf bij, of je zegt ze in je bericht.
Een losse AI-chat of een offertetool?
Je kunt een offerte ook in een gewone AI-chat laten opstellen. Dat werkt voor de tekst. Lees in Offerte maken met ChatGPT hoe, met een prompt om te kopiëren. Het verschil zit in wat er na de tekst komt:
| Losse AI-chat | Factuur op Locatie | |
|---|---|---|
| Offerte uit je eigen woorden | Ja | Ja, ook ingesproken |
| Bedragen met vaste berekening | Niet gegarandeerd | Ja |
| Offertenummer in een vaste reeks | Zelf bijhouden | Automatisch |
| Je bedrijfsgegevens op elke PDF | Elke keer opnieuw | Eén keer instellen |
| Offerte omzetten naar factuur | Opnieuw beginnen | Eén bericht |
| In je boekhouding | Zelf overtikken | Automatisch, bijv. Moneybird of Exact |
Zo werkt het met Bram
Bram is de AI medewerker van Factuur op Locatie. Je stuurt hem een bericht of spraakbericht via WhatsApp of in je browser. Hij zet de offerte klaar en vraagt: klopt dit? Na jouw ja krijg je de PDF. Gaat de klant akkoord, dan maak je er met één bericht een factuur van: "zet OF2026-0003 om naar een factuur".
Bram verstuurt nooit zelf iets naar je klant. Jij houdt de controle, hij doet het typwerk.
Veelgestelde vragen
Rekent de AI zelf mijn prijzen uit?
Nee, dat hoort ook niet. Jij noemt de prijs per uur, per m² of per stuk. De AI zet die in regels, en de bedragen en btw worden daarna met een vaste berekening uitgerekend. Zo staat er nooit een bedrag dat je niet zelf hebt genoemd.
Kan ik een offerte inspreken in plaats van typen?
Ja. Stuur een spraakbericht met de klus, de aantallen en de prijzen. Lees Offerte inspreken voor tips om in één keer goed te praten.
Stuurt de AI de offerte zelf naar mijn klant?
Bij Factuur op Locatie niet. Je ziet eerst het concept en Bram vraagt of het klopt. Pas na jouw ja komt de PDF, en die stuur je zelf door.
Wat kost het?
Offertes maken is inbegrepen. Je eerste 5 facturen zijn gratis, zonder betaalgegevens. Daarna betaal je € 9 per maand plus € 2,50 per factuur, excl. btw.
